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傳統(tǒng)的紙質(zhì)會計檔案保管存在成本高、易損壞的缺點。近年來，隨著各單位信息化水平和精細(xì)化管理水平的不斷提高，越來越多的會計憑證、賬簿、報表、購銷合同等會計憑證以電子方式制作和傳遞，形成了大量的電子會計檔案。那么，電子會計檔案的歸檔和保管應(yīng)該注意哪些問題呢？今天，邊肖就給大家講一講關(guān)于保管電子會計檔案的事情~

1。電子會計資料是否屬于會計檔案？

會計檔案是指單位在會計核算過程中接收或形成的，記錄和反映本單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事務(wù)的，具有保存價值的各種形式的會計資料，如文字、圖表等，包括由計算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。

2。機(jī)構(gòu)內(nèi)屬于歸檔范圍的電子會計資料是否必須打印在紙上歸檔保存？

如果同時滿足以下條件，則公司內(nèi)部形成的屬于備案范圍的電子會計數(shù)據(jù)只能以電子形式保存，形成電子會計檔案:

(一)電子會計信息來源真實有效，由計算機(jī)等電子設(shè)備形成和傳輸；

(2)使用的會計系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效地接收和讀取電子會計數(shù)據(jù)，能夠輸出會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報表等會計數(shù)據(jù)。，符合國家標(biāo)準(zhǔn)備案格式，并設(shè)置必要的辦理、審查、批準(zhǔn)等審批程序；

(3)使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理和利用電子學(xué)會深圳公司注冊的電子簽名表檔案，滿足電子檔案長期保存的要求，建立電子會計檔案與其他關(guān)聯(lián)紙質(zhì)會計檔案的檢索關(guān)系；

(4)采取有效措施防止電子會計檔案被篡改；

(5)建立電子會計檔案備份系統(tǒng)，可有效防范自然災(zāi)害、事故和人為破壞的影響；

(六)形成的電子會計資料不屬于具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計檔案。

3。公司從外部接收的電子會計數(shù)據(jù)是否只能以電子形式歸檔保存？

符合《會計檔案管理辦法》第八條規(guī)定條件，且單位從外部接收的電子會計數(shù)據(jù)附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規(guī)定的電子簽名的，電子會計檔案只能以電子形式歸檔保存。

4。傳遞電子會計檔案應(yīng)注意什么？

電子會計檔案移交時，電子會計檔案及其元數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)一并移交，檔案格式應(yīng)當(dāng)符合國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定。特殊格式的電子會計檔案應(yīng)隨其閱覽平臺一并移交。

單位檔案管理機(jī)構(gòu)接收電子會計檔案時，應(yīng)當(dāng)對電子會計檔案的準(zhǔn)確性、完整性、可用性和安全性進(jìn)行測試，符合要求的方可接收。

5。銷毀電子會計檔案應(yīng)注意什么？

電子會計檔案銷毀除符合紙質(zhì)會計檔案銷毀程序外，還應(yīng)符合國家關(guān)于電子檔案的相關(guān)規(guī)定，遼陽、惠東縣檔案管理機(jī)構(gòu)、會計管理機(jī)構(gòu)、信息系統(tǒng)管理機(jī)構(gòu)將聯(lián)合派員監(jiān)督銷售。

6。已過期但涉及其他未完成事項的電子會計檔案如何處理？

到期未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)會計憑證和涉及其他未結(jié)事項的會計憑證不得銷毀，紙質(zhì)會計檔案應(yīng)當(dāng)單獨提取歸檔，電子會計檔案應(yīng)當(dāng)單獨移交保存至未結(jié)事項結(jié)束。

7。單位之間交接會計檔案時，電子會計檔案應(yīng)該如何處理？

電子會計檔案應(yīng)與其元數(shù)據(jù)一起移交，特殊格式的電子會計檔案應(yīng)與其閱讀平臺一起移交。檔案接收單位應(yīng)當(dāng)對電子會計檔案的載體和技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢查，確保接收的電子會計檔案的準(zhǔn)確性、完整性、可用性和安全性。

8。電子會計檔案的保存期限有多長？

電子會計檔案的保存期限與紙質(zhì)會計檔案一致。會計檔案的保存期限分為永久和定期兩類。定期儲存期一般分為10年和30年。會計檔案的保管期限自會計年度終了后的第一日起計算。